Pengertian Training Dan Tahapannya

Tidak semua kemampuan (skill) yang diperlukan oleh dunia kerja bisa didapatkan dari sekolah yang formal, hal ini dikarenakan kemampuan (skill) yang diperlukan tersebut lebih spesifik dan fokus dengan apa yang akan ditugaskan, setiap perusahaan juga memiliki budaya-budaya perusahaan yang harus diketahui oleh semua karyawannya, budaya-budaya perusahaan tersebut berbeda-beda antara sekolah dan perusahaan ataupun antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Oleh karena itu, diperlukannya Training atau Pelatihan yang dapat memenuhi kebutuhan dan standar dimana karyawan tersebut bekerja serta mencocokkan pribadi karyawan terhadap budaya pada perusahaan yang bersangkutan.

Menurut ahli MSDM Gary Dessler, Training atau Pelatihan adalah proses mengajar keterampilan yang dibutuhkan karyawan baru dan lama untuk melakukan pekerjaannya.

Berdasarkan definisi atau pengertian Training atau pelatihan tersebut, dapat diartikan bahwa pelatihan tidak saja dilakukan saat penerimaan karyawan baru, tetapi juga dilakukan saat karyawan tersebut akan melakukan pekerjaan baru yang akan ditugaskan kepadanya dan untuk karyawan yang telah lulus training tetapi pada kenyataanya masih terus melakukan kesalahan dalam pekerjaan (dilatih ulang atau re-training).

Tujuan daripada Training adalah untuk mendapatkan karyawan yang mampu melakukan pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya dan untuk menghindari semaksimal mungkin kesalahan-kesalahan dalam menjalankan tugasnya dan untuk meningkatkan produktivitas dalam pekerjaannya.

Tahap-Tahap Pelatihan

Tahap-tahap Pelatihan antara lain :

I. ORIENTATION (Orientasi)

Tujuan dari orientasi adalah agar karyawan baru dapat mengetahui dan memahami informasi dari latar belakang perusahaan dan produksi. Isi daripada orientasi antara lain :

• Informasi tentang benefit atau keuntungan yang akan didapatkan oleh karyawan
• Pekerjaan dan hal-hal rutin
• Struktur organisasi perusahaan dan operasionalnya
• Kebijakkan perusahaan dan slogan-slogan perusahaan tentang kualitas, lingkungan, visi dan misi perusahaan
• Sistem-sistem yang ada dalam perusahaan (ISO, SMK3, TS, ROHS, GREEN PARTNER)
• Peraturan-peraturan dan disiplin perusahaan
• Keamananan dan keselamatan kerja dalam pekerjaan
• Pengenalan fasilitas perusahaan

Hal- hal penting yang harus dilakukan untuk karyawan baru agar proses orientasi dapat berhasil dengan baik :

• Membuat mereka merasa di terima dan nyaman
• Membantu mereka memahami perusahaan/produksi dalam arti yang luas
• Menjelaskan kepada mereka apa yang akan diharapkan oleh perusahaan dalam hal pekerjaan dan perilaku mereka.

II. TRAINING PROCESS (Proses Pelatihan)

Training atau pelatihan adalah suatu proses mengajar kepada karyawan untuk mendapatkan kemampuan dasar (basic skill) yang diperlukannya dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan mereka.

Terdapat lima proses yang harus dilakukan dalam menyediakan materi training :

• Menganalisis kebutuhan
  Identifikasikan kebutuhan pelatihan dan identifikasi tujuan dan kriteria pelatihan
• Merancang Instruksi pelatihan
  Membuat konten training program seperti jadwal training, manual bahan training, bahan untuk ujian
• Validasi
  Presentasikan terlebih dahulu konten training program tersebut kepada group yang kecil untuk mengetahui apakah penyajian Materi training cocok dan valid (melakukan percobaan atau try out)
• Implementasikan program Training
  Lakukan training aktual kepada karyawan baru yang ditargetkan.
• Evaluasi
  Lakukan penilaian terhadap program training apakah berhasil atau gagal

Berikut ini beberapa cara untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam training :

• Usahakan untuk membuat kesamaan di situasi training/pelatihan dan situasi pekerjaan yang sebenarnya.
• Menyediakan Praktek yang memadai.
• Berikan label atau mengidentifikasi setiap fitur dari mesin atau langkah dalam proses.
• Memberikan arahan kepada peserta training / pelatihan untuk memperhatikan  aspek penting dari pekerjaan.
• Menyediakan informasi agar peserta training /pelatihan memiliki persiapan yang cukup saat mereka mengerjakan tugas/pekerjaan yang nyata.

Contohnya pada perusahaan yang bergerak di bidang Manufakturing Perangkat Elektronik, materi-materi umum dan dasar training yang diperlukan disiapkan dalam produksi perakitan elektronik antara lain :

• Pengenalan Komponen atau material dalam produksi
• Soldering skill
• Screwing skill
• Pengenalan ESD
• Pengenalan mesin-mesin di produksi dan cara mengoperasikannya

Setelah melakukan program training, untuk mengetahui apakah Karyawan baru tersebut siap dan memenuhi standar dasar (basic standard) yang dibutuhkan oleh pekerjaannya, maka akan dilakukan ujian baik teori maupun praktek.

III. ON THE JOB TRAINING (OJT)

OJT (On the Job Training) adalah salah satu metode training dengan mengajarkan karyawan baru tersebut di pekerjaan yang sebenarnya.

Langkah-langkah dalan OJT :

1. Mempersiapkan Karyawan baru yang akan dilatih.

2. Mempersiapkan Pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan baru tersebut

3. Lakukan percobaan untuk melakukan pekerjaan

• Ajarkan dan terangkan langkah demi langkah dengan pelan-pelan
• Lakukan perbaikan jika terjadi kesalahan
• Jalankan pekerjaanya seperti biasa
• Jangan membiarkan karyawan baru tersebut melakukan pekerjaannya sendiri.

4. Follow up

• Identifikasikan Karyawan mana yang perlu bantuan
• Perbaiki kesalahan mereka sebelum menjadi suatu kebiasaan
• Kurangi pengawasan secara bertahap, periksa hasilnya (kualitas dan kuantitas) dari waktu ke waktu.
• Pujilah mereka bagi yang telah melakukan pekerjaan dengan baik.
• Mendorong mereka untuk melakukan pekerjaan supaya mencapai standar kualitas dan kuantitas.